会議で必要なアジェンダとは
議題を明確にした行動計画やスケージュール
議題を明確にした行動計画やスケージュール
アジェンダとは、会議の議題を明確にした行動計画やスケジュールです。
アジェンダは会議の目次のようなものであり、会議や打ち合わせで何を決定するために行うかという議題を明確にし、行動計画やスケジュールを示します。アジェンダは会議の軸となり、メンバーは意見を出し合いながら会議を円滑に進めます。
レジュメは要約や概要を意味し、会議で報告する予定の要約が書かれた資料です。講演会などの一方的な場では、話し手と聞き手が要点をまとめて印刷したレジュメを配布することが一般的です。
アジェンダを事前に準備するメリット
アジェンダを事前に準備することには以下のメリットがあります。
まず、アジェンダを共有することで、会議の目的や内容についての共通認識を図ることができます。また、事前にアジェンダを知っておくことで、参加者は議題に対して準備をする時間を確保することができます。アジェンダを事前に周知することは、効率的な会議の運営につながります。
アジェンダを作成する際には、以下の項目を明確にすることが重要です。
1. 日時と所要時間を明確にする
2. 会議の場所を指定する
3. 参加者と担当者を明示する
4. 議題を具体的に示す
5. 配布資料の有無を明記する
アジェンダの例
以下はアジェンダの一例です。
件名：会議通知
各位
以下の通り、会議を開催いたします。
出席ができない場合は、月曜日までにご連絡ください。
日時：〇月〇日（月）13:00〜 所要時間：約1時間
場所：4階会議室
参加者：〇〇プロジェクトチーム全員
議題：
1. 先月の売上実績について
2. 今月の売上目標の設定
3. 顧客流入について
4. 顧客分析とマーケティング手法について
なお、各担当者は必要に応じてレジュメの準備をお願いいたします。部数は10部です。
必要な場合はレジュメを準備
アジェンダは会議の基本情報と共に、具体的な話し合いの内容を明示するものです。会議中に分析結果の確認が必要な場合、担当者は要点をまとめたレジュメを準備します。レジュメはアジェンダとは別のものであり、要約した資料です。
