お中元やお歳暮に対するお礼状の書き方やビジネスマナーについて
心からの感謝の気持ちを伝えるお礼状
お中元やお歳暮に対するお礼状を書く際のポイントは、何よりも現在の「心からの感謝の気持ち」をしっかりと表現することです。受け取った方にとっても、感謝や喜びが溢れているお礼状は大切な記録となり、心の距離を縮めることができます。
お礼状は「感謝状」と「通知状」の2つの意味を持っています。まず、1つ目はお世話になったことへの感謝を表す「感謝状」としての役割です。2つ目は、相手から贈られた品物が無事届いたことを伝える「通知状」としての役割もあります。贈り物をした方にとっては、届いたかどうかが気になるものです。お礼状は、到着後3日以内に出すようにしましょう。本来ならば、すぐに電話でお礼を述べ、その後にお礼状を送るのがエチケットとされています。
お礼状の書き方と表現方法
お礼状の書き方には、親しみを感じさせつつも砕け過ぎないバランスが重要です。丁寧な言葉や堅苦しい表現よりも、素直な言葉で感謝の気持ちを伝える方が心に響きます。例えば、「……の候」といった慣用句だけでなく、自分自身の言葉で季節を表現する表現方法を取り入れると、親しみを感じられる文章になります。ただし、公的なお付き合いをしている方や目上の方に対しては、あまり砕け過ぎた言葉は避けるべきです。
お礼状を書き終えたら、必ず読み返して誤字脱字をチェックし、言葉遣いや敬語の使い方などをダブルチェックする習慣を身につけましょう。
お礼状の書き方は基本フォーマットに従うことも大切です。頭語、時候のあいさつ、安否のあいさつ、感謝のあいさつ、本文、結びのあいさつ、結語といった順序で書いていきます。頭語には「拝啓」や「謹啓」などを使い、時候のあいさつではオリジナルの季節を表す言葉を盛り込むようにします。安否のあいさつでは、皆様に対しての健康や幸福を祈る言葉を使いましょう。感謝のあいさつでは、受け取った品物に対しての感謝の気持ちを述べます。本文では、具体的にお中元やお歳暮の品について触れ、感謝の意を伝えます。結びのあいさつでは、お礼を申し上げる旨を述べ、結語では頭語に合わせた言葉を使います。
お礼状の例文
ここでは、お中元のお礼状の例文をご紹介します。例えば、「拝啓 残暑厳しい候、皆様はご健勝のことと、お喜び申し上げます。私たちもおかげさまで元気に日々を過ごしております。さて、このたびは、素晴らしいお中元の品をいただき、心から感謝申し上げます。いつもと変わらぬお気遣いに、心からのお礼を申し上げます。残暑が続く中、どうぞご自愛くださいませ。お礼を申し上げるために、このお便りを書かせていただきました。本当にありがとうございました。敬具 20XX年○月○日 住所 名前」というような形で書くことができます。
入社や転勤の祝いに対するお礼状を書く際のポイントは、「新しい環境で頑張ります」といった決意をひと言添えることです。例えば、「新たな生活が始まります。何事にもチャレンジする気持ちで頑張っていきたいと思っています」といった心境を素直に伝えると、受け取った方は応援したくなるでしょう。
出産祝いに対するお礼状を書く際のポイントは、お礼の文章の後に「母子ともに順調な日々を過ごしています」といったように、母子の状況を伝えることです。赤ちゃんの成長や、「いずれ子どもを連れておじゃまします」といったメッセージを添えるのも良いでしょう。
