テレワーク中の請求書処理。発行も支払いも電子化が必須…！？

テレワークで変化する請求書の処理フロー

テレワーク中に経理業務について、どのように対応したかを聞いたところ、“業務フローを一時的に変更して対応した“という声が多くありました。

やはりテレワーク時の紙の処理は大きなネックとなります。テレワーク下において、紙の状態では提出・回覧はできませんし、押印もできません。

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テレワークで請求書処理をするために必要なこと

テレワークで滞りなく請求書処理をするためには、以下の3つの対応が必要です。
1.請求書の受け取りを紙原本の郵送でなく、PDFなどの電子データに変更してもらう
テレワークでは、紙の請求書の受取は現実的に不可能なので、請求書の送付方法を電子化してもらう必要があります。とはいえ、押印された請求書の原本を保管しなくてはならない、と考えられる方も多いかと思います。
実は領収書の押印は法律で必要とされているものではありません。また電子帳簿保存法に対応している場合は、電子データで発行された請求書の場合、紙の原本を保管しておく必要もないのです。この対応は取引先へ依頼が必要になるので依頼してみましょう。
また、どうしても紙による郵送が残ってしまう場合でも、出社する日付や人数を事前に調整し、最小工数で対応できるようにするのが良いでしょう。

2.請求書を電子データで発行できるようにする
1.の動きにより、請求書を発行する側としても電子データでの発行の需要が高まるため、準備を行う必要があります。
数件であれば、手作業でメールに添付して送ることも可能ですが、数十件、数百件となると手作業での対応は現実的ではありません。そのような状況から、電子データで請求書を発行・送付できる請求書発行システムに注目が集まっています。
先日、政府と民間企業が協議会を立ち上げ、2023年までに請求書を完全デジタル化を目指すという報道がありました。今後請求書電子化の動きは加速していきますし、自社にも送付先にもメリットがありますので、請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
3.請求書の社内回覧・承認・処理のフローを効率的に電子化する
請求書を電子データで受け取れるようになれば、社内のフローも電子化することができます。しかし、社内フロー・ルールをしっかりと整備しなくてはミスやトラブルにつながりかねません。
先述のアンケートの結果では、テレワーク下では請求書の回覧をメールで行ってよしとする変更をした企業が多く見られました。一方でメールにしたことでチェックの工数が増したり、承認フローの抜け漏れが発生したりと、効率が悪くなったという声もありました。
一時的なテレワーク対応であれば、こういった手段で乗り切ることはできると思いますが、安定的な事業継続のためには、より効率的なフローを組める体制を整えておくことが望ましいでしょう。

経費精算システムを導入して請求書処理・支払依頼を効率化

では、どのようにフローを整備すればミスなく、効率よく請求書の処理、取引先への支払いを行うことができるのでしょうか。